Salesforce 實作教學：管理員設定#04-基本概念介紹

Salesforce 的使用者管理是一項必備的關鍵技能，學會這項可讓企業有效地管理其使用者、角色、公用群組和登入歷程紀錄。利用使用者管理讓您輕鬆新增、編輯和刪除使用者帳戶，配置不同的權限和訪問層級，並利用角色設定確保每個使用者都具有適當的權限和責任範圍，若企業組織較龐大，使用公用群組則方便將使用者分組，以便協作和資訊分享。透過登入歷程紀錄提供對使用者登入活動的詳細記錄，有助於保護數據安全。不同角度的帳號管理功能地結合，可以確保組織能夠有效地管理其 Salesforce 平台並保持安全性，是使用者不可忽視的管理技能。

我是特派員小迪，經過上期的設定 MFA，本期將會根據以下課程大綱為各位介紹 Salesforce 中使用者必備的管理技能，讓我們一起學習吧！

「使用者」是 Salesforce 平台上的參與者，也就是我們向 Salesforce 所購買的授權帳號，每個帳號可以在系統啟用一個使用者。管理者可以透過管理「使用者」來新增、編輯和停用使用者帳號，並針對每個「使用者」設置各種權限和訪問層級。

當你想進到管理「使用者」介面，請以 1.管理員(Administrator)的身份登入 Salesforce 後，請 2.點擊頁面的右上角齒輪圖案，點入後會進到設定的介面，然後請於 3.左邊快速搜尋框中輸入「使用者」，點擊「使用者」便可到管理「使用者」介面。

在「使用者」介面，你可以做到以下5件事：

1. 增加／編輯／停用使用者

1. 新增使用者時，電子郵件的位置請填系統要寄給你的通知信，使用者名稱是登入的帳號名稱，需要特別注意帳號是不能重複的 (全球使用 Salesforce 平台的用戶)，接下來系統就會寄送帳號啟用電子郵件給該使用者，使用者點擊電子郵件中的連結設定新密碼即可開始使用。
2. 點擊使用者左側的「編輯」，即可進到編輯使用者頁面，通過編輯使用者，可以輕鬆更新個人資料，例如姓名、電子郵件地址和聯絡資訊。此外，還可以設定使用者的權限，以確保僅能使用他們需要的資源和數據。
3. 將啟用欄位取消，則此帳戶將無法再登入，並空出帳號數量。

2. 重設密碼
若有使用者忘記密碼，系統管理員可以協助勾選此使用者，並按下重設密碼按鈕，系統就會寄密碼重設的電子郵件給該使用者重新設定自己的新密碼。

3. 新增多個使用者
透過一次性新增多個使用者功能，能夠有效地擴展組織的成員，您可以較快速地指派角色、設定權限。

4. 啟用
使用者無數量限制，但啟用的數量根據你買的帳號數。

5. 代理登入
允許與授權「使用者」以其他用戶身份登入系統，這對於支援和疑難解答非常有用，因為管理員或專家可以暫時取得對特定帳戶的訪問權限，以解決問題或提供支援。

一般在配置角色設定時，會依據目前的使用單位，再搭配公司的組織階層配置。登入 Salesforce 後，請 1.點擊頁面的右上角齒輪圖案，點入後會進到設定的介面，然後請於 2.左邊快速搜尋框中輸入「角色」， 3.點擊「角色」便可到設定「角色」介面。

角色階層會影響資料讀取權限，當物件權限為私人或公開唯讀時，角色功能更能被凸顯出來。這邊進行角色層級的設定規範：

舉例：一個銷售團隊中可能會有銷售人員、銷售經理和銷售主管等角色。銷售人員之間屬於相同角色層級，便只能檢視和編輯自己的客戶資料，而不可檢視與編輯銷售經理的資料，銷售經理則可以檢視與編輯整個團隊，包括銷售人員之間的資料，而銷售主管若屬於最上層使用者，就可以有更廣泛的權限，能夠編輯整個銷售團隊的銷售資料。

Salesforce的公用群組功能允許用戶將多個成員組織在一起，無論是內部成員還是外部合作夥伴，以便更輕鬆地共享資訊和協作。這些群組可用於團隊專案、部門溝通或跨部門合作，來提高工作效率和協作

可透過公用群組頁面建立新的公用群組、編輯已有公用群組。

Salesforce 的登入歷程紀錄追蹤和記錄用戶的登入活動，包括登入時間、地點和設備等信息。這有助於監控系統安全性，識別異常活動，並提供跟蹤登入記錄的便利性，以用於合規性和安全審核。

同時也可以點選「檔案類型」及「立即下載」，將登入歷程紀錄進行指定檔案的方式匯出於本機環境。

下期，記得小迪會帶大家來深度了解物件與欄位！