Salesforce實作教學：管理員設定#16－共用規則

Salesforce 在許多方面都考慮到資料的安全性，尤其在公司中可能會有大量的資料需要共享，而這些共享的資料，就需要透過規則對其進行檢查和做好完善的控制，這就是 Salesforce 共用規則的主要用途。

本期小迪將介紹什麼是共用規則，以及如何設定共用規則和確保資料共用的安全性及存取權，那我們就先從介紹共用規則開始吧！

什麼是 Salesforce 共用規則？

這邊小迪先舉個簡單的例子，讓大家可以比較好理解何謂共用規則！假設公司中有許多人需要同一塊數據，為了保持共用數據的完整性，可以針對使用者設定存取權，假設共用資料會由部門 A 固定更新，這時就可將存取權設定成「讀/寫」，若部門 B 僅需透過共用資料來做分析，存取權就可以設定成「唯讀」，除了可以避免部門 B 異動到資料的同時，也能讓其看到所需的資料來進行分析。

因此，在建立共用規則前，可以先釐清以下 3 要素，除了能加快後續建置共用規則的速度外，也能事先針對資料的存取權，進行評估分類，更能提高資料安全性：

1. 哪些記錄要共用？
需先確定哪些記錄欲共用給其他人，在系統中共分成三種「規則類型」作為記錄抓取來源：
(1) 根據記錄擁有者：開放特定使用者所擁有的記錄存取權。
(2) 根據條件：透過欄位篩選決定共用記錄的對象。
(3) 訪客使用者的存取權 (依條件)：同樣以欄位篩選決定共用記錄，但此方式可將記錄存取權授予給未經登入認證的訪客。

2. 記錄要與哪些使用者共用？
決定好要共用的記錄後，再來要決定這些記錄可共用給哪些使用者，系統會根據前面選擇的規則類型，自動顯示可以被共用的對象。

3. 使用者具有什麼記錄存取權？
選擇欲共用的使用者後，最後要決定此使用者對於記錄的存取權，共分成「唯讀」、「讀/寫」兩種，特別注意的是，若最一開始規則類型選擇「訪客使用者的存取權 (依條件)」，使用者僅能具有「唯讀」權限。