Salesforce 實作教學：管理員設定#09－資料管理

你是否遇過這種狀況：因公司內部作業調整，或是其他因素，導致有大量資料需調整？但又擔心資料一筆筆更新費時又易出錯？

在這篇文章中，我們將深入探討如何使用 Salesforce 的匯入精靈工具！匯入精靈是一個強大且易於使用的工具，可以幫助您快速將各種數據匯入到 Salesforce 系統中。

我是特派員小迪，本期將會根據以下課程大綱為各位介紹 Salesforce 中強大的匯入精靈技能，將逐步教學指導您完成匯入，從準備資料、設定匯入欄位到最終驗證數據，已確保匯入操作的準確性和高效性，這有助於提升您的工作效率和數據管理能力，讓我們快來一起學習吧！

在執行資料匯入之前，請記得一定要先完成資料清整。如果資料未經整理就直接匯入Salesforce，雜亂的資料將造成資料查找及資料分析上的困難，而且在資料匯入後才做清整，所耗費的時間與心力將比事前清整再匯入還要複雜許多。

以下是小迪根據成功案例的經驗，為大家整理好的步驟：

步驟二：確認企業使用的資料規範
例如：行動電話是「886960730302」還是「0960730302」，應將欲匯入的資料使用統一的格式。（以上可應用 Excel 功能簡單完成，如排序與篩選、移除重複項目功能、尋找與取代等等)

步驟三：資料格式與 Salesforce 欄位是否相同
先從 Salesforce 報表匯出一些樣本資料，這樣就可以明確知道該欄位在 Salesforce 的格式為何。以樣本比對外部資料的格式是否相同，就可以降低匯入時可能發生的錯誤，像日期、時間、布林欄位等都是容易因格式錯誤而導致匯入失敗的欄位；若是有關聯欄位，也需要於 Excel 放入相對應的物件 18 碼 Id。
舉例說明：Salesforce「連絡人」欄位為關聯欄位：小迪，雖然在畫面上顯示為文字，但匯入的資料需在 Excel 上的「連絡人」欄位放上小迪在 Salesforce 的 18 碼 Id，如003GA000041bW22YAE，才可順利關連到「小迪」

步驟一：
當完成資料清整後，便可使用資料匯入精靈完成一次性的新增修改資料。在 Salesforce 右上角的「設定」中點選「資料匯入精靈」，進入「資料匯入精靈」頁面，並點擊「啟用精靈」。

步驟二：
選擇要匯入的資料是屬於「標準物件」或是「自訂物件」。

步驟三：
指定要將新記錄如何處理：新增紀錄至 Salesforce、或是更新 Salesforce 記錄，或同時新增記錄並更新現有記錄。
無論選擇哪一種比對依據，都需要選擇要以哪一個欄位(Salesforce 識別碼、電子郵件還是姓名作為依據)去比對；而原本資料欄位中有舊值，則會在更新時被新值直接覆蓋。

步驟四：上傳檔案
大多都是使用 CSV 檔案格式匯入，常見的繁中 Excel 轉 CSV 的預設編碼是「Big5 繁體中文」，因此匯入到 Salesforce 時，編碼也要選擇相同的「Big5 繁體中文」才不會造成亂碼。

步驟五：
使用「變更」將 CSV 檔案中的欄位與 Salesforce 系統欄位做對應設定，同時，也可於後方的灰色預覽畫面，來確認選擇的編碼是否可正常使用，若確認沒問題即可接著點「下一個」做資料最終確認後就可以執行匯入了。

步驟六：檢查匯入狀態
「資料匯入精靈」首頁上的「最近匯入工作」圖表會列出資料匯入的狀態與度量；或者，可進入「設定」，在「快速尋找」方塊中輸入大量資料載入工作，然後選取「大量資料載入工作 」。
*提醒：僅管理員擁有對 Salesforce「設定」中「大量資料載入工作」頁面的存取權。如果您不是管理員，可以直接進到匯入的物件，來檢查上傳狀態。

匯入完成後，系統會寄發通知信給管理員，信中也會包含匯入失敗的紀錄，請記得要針對每一筆錯誤檢查出原因，例如電子郵件裡有空格或下拉式選單無此值等，除錯後需要再重新匯入一次。

以上就是在 Salesforce 中強大的資料匯入功能，快跟著我一起提高工作效率吧！

下期，記得跟著小迪一起來了解如何 Salesforce 的報告類型！