Salesforce實作教學：管理員設定#17－批准流程

Salesforce 的批准流程是一種自動化的工作流程，用來管理和控制特定記錄的審批。當某個記錄需要得到批准才能繼續下一步操作時，可以使用批准流程來確保審批過程的一致性和透明度。

我是特派員小迪，本期將詳細介紹如何設定「批准流程」，假設有間Ａ公司的商機為同意行銷類別，並且切換至合格後，需提交給主管審批，讓我們一起根據Ａ公司的情境來實作吧！

建立批准流程第一步：
首先，右上角點擊齒輪圖示後，選擇「設定」。

建立批准流程第二步：
於搜尋框輸入「批准流程」後，選擇「批准流程」，並選擇需建立批准流程的物件。

Salesforce 提拱兩種精靈來建立批准流程， 「跳轉起點精靈」這是一個流程較為簡化的選擇，用於快速設定基本的批准流程， 適合於流程需求簡單或急需快速建立批准流程的情況；而「標準設定精靈」是一個更完整和靈活的工具， 用於詳細配置批准流程。本次教學以「標準設定精靈」作為工具，因此選擇「標準設定精靈」。

情境說明：以 A 公司的情境，需要進行審批的物件是商機，因此選擇「商機」來建立批准流程。

建立批准流程第三步：
輸入名稱後，點擊「下一步」。

情境說明：因為 A 公司將針對商機物件設定批准流程，因此名稱輸入為「商機批准流程」。

建立批准流程第四步：
當物件符合設定的條件，則會進入審批流程，設定完條件後點擊「下一步」。

情境說明：以 A 公司的情境，同意行銷的合格商機需要進行審批，因此篩選條件設定為「商機狀態＝合格」且「同意行銷＝同意」。

建立批准流程第五步：
此步驟可以設定誰有權批准符合條件的紀錄，完成設定後點擊「下一步」。

情境說明：業務須將同意行銷的合格商機提交給主管進行審批，因此批准對象選擇「經理」，並且希望只有系統管理員可以編輯審批中的紀錄，因此選擇「僅限管理員可於批准流程期間編輯記錄」。

建立批准流程第六步：
選擇通知批准者的電子郵件範本，當有新的批准要求成立時即傳送該範本給使用者，設定完成後，點擊「下一步」。

情境說明：選擇適當的電子郵件範本，待業務將同意行銷的合格商機提交審批後，系統會自動寄發通知信件給「經理」。

建立批准流程第七步：
於此步驟設定在批准頁面時，要顯示給批准者確認的欄位與資訊，設定完成後，點擊「下一步」。

情境說明：設定「經理」審批同意行銷的合格商機時，可以確認的商機欄位與資訊。

建立批准流程第八步：
完成設定哪一些使用者可以提交審批要求後，點擊「儲存」。

情境說明：設定該商機擁有者（負責業務）可提交同意行銷的合格商機給「經理」審批。

建立批准流程第九步：
建立完批准流程後，選擇想要開始建立批准步驟的時機後，點擊「執行！」。

建立批准步驟第一步：
點擊欲新增批准步驟的批准流程。

情境說明：A公司提出同意行銷的合格商機中，透過商機來源為行銷活動的商機需要由專案經理進行審批。

建立批准步驟第二步：
點擊「新批准步驟」。

情境說明：在 A 公司原先的商機批准流程建立新的批准步驟。

建立批准步驟第三步：
輸入批准步驟的名稱與編號，點擊「下一步」。

建立批准步驟第四步：
設定符合什麼樣條件的紀錄會進入到此批准步驟，再點擊「下一步」。

情境說明：設定同意行銷的合格商機中，「商機來源＝行銷活動」的商機需進入此批准步驟。

建立批准步驟第五步：
設定指派給批准者的方式，再點擊「儲存」。

情境說明：將符合「商機來源＝行銷活動」的同意行銷且合格商機，自動提交予「專案經理」進行審批。

批准流程可以確保業務得到必要的審批與監督，提高業務流程的效率與透明度。